Optimasi Ms.Word

PENGERTIAN MICROSOFT WORD

 

Microsoft Word atau Microsoft Office Word adalah perangkat lunak pengolah kata (word processor) andalan Microsoft. Pertama diterbitkan pada 1983 dengan nama Multi-Tool Word untuk Xenix, versi-versi lain kemudian dikembangkan untuk berbagai sistem operasi, misalnya DOS (1983), Apple Macintosh (1984), SCO UNIX, OS/2, dan Microsoft Windows (1989). Setelah menjadi bagian dari Microsoft Office System 2003 dan 2007 diberi nama Microsoft Office Word.

 

FUNGSI MICROSOFT WORD

 

Sebagaimana yang kita ketahui, MS WORD dipergunakan untuk membantu pembuatan dokumen berupa laporan ataupun makalah. Namun, adakalanya kita lupa memanfaatkan berbagai fasilitas yang ada dalam  MS WORD, padahal dengan memanfaatkan fasilitas tersebut dapat membantu mempercepat pembuatan dokumen. Nah maka dari itu saya akan menjelaskan beberapa cara untuk mengoptimasi atau memberikan cara-cara kerja fitur Ms.Word ini yg bertujuan untuk memudahkan kita dalam pembuatan dokumen.

  1. 1.   Optimasi Ms.Word

 

  • Jenis huruf

Agar dokumen yang dihasilkan tidak terlalu banyak mengalami editing dalam masalah “font”, sebaiknya tentukan dulu default font yang akan dipergunakan. (Menu Home+ Font)

  • Pembuatan Numbering

Biasanya, pembuatan suatu dokumen mengacu kepada peraturan tertentu dalam pembuatan dokumen (misal Bab I Pendahuluan, Bab II Tinjauan Pustaka). Oleh karena itu, harus didefinisikan terlebih dahulu mengenai numbering yang sesuai dengan peraturan pembuatan suatu dokumen.

  • Pembuatan Outline

Biasakan bekerja dengan dokumen view berupa Outline. (Menu View + Document Views + Outline). Hal ini akan memudahkan kita untuk membuat poin-poin penting yang akan dituangkan dalam dokumen. Pembuatan dokumen dalam bentuk outline, minimal sampai dengan level 3. Ada kalanya pada saat perpindahan dari level 1 ke level 2 kita diharuskan untuk mengubah list level (Menu home+ Multiple List+Change List Level)

  • Pemakaian Break Section

Biasanya dalam suatu dokumen  terdapat perbedaan jenis penomoran halaman untuk tiap section (misalnya : halaman sampul biasanya tidak ada nomor halaman, Kata Pengantar & Daftar Isi & Daftar Tabel diberi nomor halaman jenis “i, ii, iii,…” ,  Bab I dst diberi nomor jenis “1,2,3…”) Oleh karena itu untuk setiap pergantian jenis halaman tersebut diberikan break section. ( Menu Page Layout +Break +Next Page).

  • Penomoran Halaman

Seperti yang telah disebut pada poin 4, maka penomoran halaman akan menggunakan fasilitas break section. Setiap section diberi nomor halaman seperti yang dikehendaki ( Menu insert + Page Number + Format Page Number + Page numbering + start at  … kemudian pilih letak nomor halaman bottom atau top of page) khusus halaman sampul, biasanya tidak ada nomor halaman, oleh karena itu header/footer nya perlu diedit (Menu insert + header/footer + edit header/footer + Design + pilih different first page.

  • Editing dengan Document Map

Agar editing yang dilakukan dapat dilakukan dengan cepat maka dapat memanfaatkan fasilitas document map (Menu View + document map). Dengan fasilitas ini, perpindahan halaman yang akan diedit dapat berlangsung lebih cepat).

  • Menggunakan style

Penggunaan style di dalam dokumen bisa menjadi sangat penting. Salah satu keuntungan penggunaan style adalah mengurangi waktu editing. Ketika anda menggunakan style misalnya untuk penulisan sub judul. Bila ada sebuah format tulisan yang harus diganti maka anda tinggal mengganti format pada style tersebut. Ketika format style berubah maka semua tulisan sub judul yang menggunakan format style tersebut juga akan ikut berubah. Sehingga kita tidak perlu mengubah satu persatu tulisan yang ada dalam dokumen. Untuk menggunakan style dalam dokumen Microsoft Word anda bisa melakukan langkah berikut.

  1. Pilih teks, ketikan atau baris yang akan di ganti atau di atur style nya. Anda bisa memblok beberapa baris atau paragraf, atau hanya dengan menaruh kursor teks pada sebuah baris.
  2. Klik menu ribbon Home.
  3. Pada grup Styles, pilih salah satu dari style yang sudah disediakan oleh Microsoft Word.
    Gunakan style Title untuk judul ketikan, Heading 1 untuk judul sub bab, Heading 2 untuk sub sub bab, dan seterusnya.
  4. Lakukan untuk semua baris dan tulisan yang anda anggap perlu untuk diubah jenis style pada teks atau baris yang ada
  • Membuat Cover

Terdapat beberapa desain cover page atau sampul halaman yang telah disediakan oleh Ms Word. kamu tinggal menata ulang dan mengedit kata maupun kalimat yang ada sesuai dengan kebutuhan. Berikut ini cara menggunakannya:

  1. Klik ribbon Insert, pada group menu Pages klik Cover page
  2. Pilih salah satu template yang telah disediakan, maka cover tersebut akan menjadi halaman pertama.
  3. Setelah itu silahkan ubah kata maupun kalimat yang ada sesuai dengan kebutuhan, termasuk gambarnya. Maka halaman sampul atau cover page pun telah selesai dibuat.
  • Membuat Daftar isi dan Daftar Gambar

Cara-cara melakukannya adalah sebagai berikut:

  1. Ketikkan lah sebuah artikel di Microsoft Word 2007 Anda.
  2. Blok lah Judul atau Sub bab yang akan Anda buat menjadi daftar isi. Lalu tentukan heading untuk masing-masing judul dan sub bab. Urutannya menunjukkan hierarki dalam semua Daftar (Contoh: judul 1, judul2, judul3, dan seterusnya.).
  3. Kemudian apabila sudah selesai melakukan blok, arahkan kursor ke suatu halaman baru di dokumen. Lalu pilihlah Tab Refrences.
  4. 4.      Klik menu Table of contents, lalu akan keluar beberapa pilihan tabel. Pilih salah satu yang Anda anggap cocok untuk pekerjaan Anda. Pada contoh kali ini penulis menggunakan pilihan Automatic Table 1.
  5. Maka secara otomatis daftar isi akan muncul di dalam dokumen yang tadinya sudah anda buat.
  6. Hampir sama untuk membuat daftar gambar, Caranya pilih gambar yang ingin di masukkan, klik kanan > Text Wrapping > In Line Text.
  7. Kemudian klik kanan lagi > Insert Caption.
  8. Pada pilihan Caption klik New Label lalu ketikkan gambar > OK.
  9.  Kembali ke menu Caption, Pilih label Gambar kemudian klik OK.
  10. Secara Otomatis akan muncul Identitas gambar beserta nama label yang tadi sudah Anda buat (label gambar).
  11. Lakukan hal yang sama untuk gambar berikutnya hingga semua gambar telah di beri Caption.
  12. Lalu klik Tab Refrences > Insert Table of Figures.
  13. Jika keluar jendela pengaturannya, klik saja OK. Maka secara otomatis daftar gambar akan keluar selayaknya daftar isi.
  • Membuat Daftar Pustaka

 

  1. Klik tab [References] lalu pilih [Style] lalu pilih style sesuai keinginan anda
  2. Lalu klik [Manage Sources] klik tombol [New] untuk menginput data Daftar Pustaka Baru.
  3. Akan muncul kotak dialog Edit Source, lalu pilih [Type of Source]. Ada banyak macam jenis / tipe sumber. Misalnya sumber yang ingin anda masukkan adalah buku, maka pilih [Book].
  4. Pada kotak [Author], klik [Edit] untuk menginput nama penulisnya. Jika selesai klik [Ok].
  5. Sisanya tinggal isikan kotak yang kosong sesuai dengan data sumber daftar pustaka anda. Klik [Ok]
  6. Selanjutnya  tinggal menampilkannya saja. Caranya pada tab [References] klik [Bibliography] lalu pilih Built-in [Bibliography]. Maka akan tampil “Daftar Pustaka” anda versi ms.word
  7. Sekarang tinggal edit sedikit dengan menghapus tulisan Bibliography nya dan menambahkan judul di atas bagian tengah halamandengan judul “Daftar Pustaka”.
  • Cara Membuat Indeks

 

Untuk membuat indeks, terlebih dahulu kita harus menandai istilah-istilah (entri) yang akan dimasukkan ke indeks. Setelah ditandai semuanya baru dilanjutkan dengan membuat dan menampilkan indeks pada dokumen.

 

  1. A.    Menandai Entri untuk Indeks
  • Buka dokumen yang akan dibuat indeksnya.
  • Pilih teks yang ada pada dokumen untuk dijadikan entri pada indeks. Bila ingin menggunakan istilah baru, klik pada bagian yang ingin disisipkan entri untuk indeks (misalnya di dekat teks atau frasa tertentu).
  • Pada References tab, Index group, klik Mark Entry.
  • Ketik atau edit entri di kotak Main entry.
  • Untuk membuat entri pendamping (cross-reference), pada bagian Options, klikCross-reference dan ketik teks pada kotak di sampingnya seperti contoh gambar berikut ini.
  • Beri format nomor halaman pada indeks dengan mencentang kotak Bold (cetak tebal) atau Italic (cetak miring) di bagian Page number format.
  • Untuk menandai entri ini, klik tombol Mark atau klik tombol Mark All untuk menandai semua teks yang sama dalam dokumen.
  • Selanjutnya Microsoft Word akan mengaktifkan fitur Show All Formatting Marksyang akan menampilkan XE field untuk entri yang telah dibuat.
  • Lanjutkan dengan membuat entri yang lain. Bila sudah selesai, klik Close untuk menutup kotak dialog Mark Index Entry.
  1. B.     Membuat Indeks
  • Klik pada bagian halaman dokumen untuk membuat indeks. Biasanya pada halaman terakhir dokumen.
  • Ketik judul halaman dan tekan Enter untuk memberi jarak antara judul dan isi indeks.
  • Pada References tab, Index group, klik Insert Index.
  • Pada tab Index, kita dapat melakukan hal berikut:
    • Centang kotak Right align page numbers, untuk membuat rata kanan nomor halaman. Pilih Tab leader yang ingin digunakan (penyambung teks dan nomor halaman berupa garis putus-putus, titik, dan sebagainya).
    • Columns, umumnya indeks terdiri dari 2 kolom. Bila ingin menambah atau mengurangi jumlah kolom, ubah angka pada kotak di sampingnya.
    • Klik OK.
    • Bila ada perubahan pada entri, klik pada indeks dan tekan tombol F9 untuk update.
  1. C.    Edit atau Format Entri untuk Indeks
  • Aktifkan fitur Show All Formatting Marks untuk menampilkan XE field dengan mengklik Show/Hide  pada Home tab, Paragraph group. Atau tekan tombolCTRL + SHIFT + *.
  • Cari XE field yang berisi entri yang ingin diubah. Contoh XE field: { XE ” naskah” }.
    Tip: Cara lain mencari field, tekan CTRL + F, klik Special, dan kemudian klik Field. Klik tombol Find Next untuk menemukan XE field. Jika Anda tidak melihat tombolSpecial, klik More.
  • Untuk merubah atau memformat entri, ubah teks yang ada dalam petik dua.
  • Klik pada indeks dan tekan tombol F9 untuk update.
  1. D.    Menghapus Entri pada Indeks
  • Aktifkan fitur Show All Formatting Marks untuk menampilkan XE field dengan mengklik Show/Hide  pada Home tab, Paragraph group. Atau tekan tombolCTRL + SHIFT + *.
  • Pilih XE field untuk entri yang akan dihapus, termasuk tanda kurung {}, dan tekan tombol DELETE.
  • Klik pada indeks dan tekan tombol F9 untuk update.

 

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s